¿Cómo se implanta la filosofía JIT?

En este artículo doy a conocer los aspectos más importantes de la filosofía JIT: veremos qué se entiende por filosofía JIT, qué objetivos persigue y cuales son las fases que se han de tomar para una implantación exitosa.

¿Qué es JIT?

JIT proviene de las siglas inglesas Just in Time, lo que viene a decir Justo a Tiempo. Cuando hablamos de JIT, nos referimos a una filosofía y no a un sistema propiamente dicho, puesto que afecta a todos los ámbitos en una empresa, no solo a los medios productivos, sino también a la forma de trabajar de las personas, a los proveedores, a la dirección... Es por tanto necesario tratar el tema como una filosofía de empresa y por ello resulta más costosa su implantación. No nos olvidemos que JIT proviene en primera instancia de la empresa japonesa Toyota Motor Corporation, una cultura en la que los problemas globales de la empresa están por encima que los problemas individuales. Esta filosofía no se suele compartir en las empresas americanas o europeas y es la principal razón de las dificultades que implica la implantación de JIT.

¿Por qué implantar JIT entonces?

La experiencia demuestra que su implantación se traduce en numerosos beneficios para la empresa. En la década de los 70, numerosas empresas adoptaron esta filosofía de trabajo, constituyendo un método racional de fabricación, cuyo fin primordial es la drástica eliminación de costes mediante la supresión de todos los elementos que no son necesarios en los procesos de producción al mismo tiempo que se adopta una filosofía basada en la mejora continua.

Principales objetivos del JIT

Los principales objetivos que persigue la filosofía JIT son:

Resolver problemas: en una empresa siempre van a aparecer problemas, y cuando aparecen se deben resolver directamente, sin rodeos que lo único que consiguen es retrasarlos o posponerlos. Un ejemplo lo podríamos tener en la aparición de un cuello de botella en una determinada operación del proceso de fabricación. El puesto anterior trabaja "bien" porque produce mucho persiguiendo el óptimo local, pero el proceso global no saca toda esa producción por un estancamiento en la operación siguiente. Con la filosofía JIT, nos obligamos a poner rápida solución a este problema, asignando más recursos humanos o técnicos en el puesto que sufre el cuello, implantando las tarjetas kanban (de las que hablaremos en otro artículo), etc. JIT, nos obliga a estudiar minuciosamente cada proceso con el fin de detectar cualquier problema que de otro modo, podría pasar por alto.

Eliminación del despilfarro: se trata de preguntarnos ¿de todo lo que estamos haciendo, qué no añade valor al producto para el cliente? Si en determinados puestos de nuestro proceso productivo, hay inspectores que velan por la calidad del producto fabricado, es debido a que hay productos que no se fabrican bien. La filosofía JIT lo que nos dice, es que estos puestos no son necesarios si las cosas se hacen bien a la primera, consiguiendo que los operarios asuman la responsabilidad de controlar lo que están haciendo, ejecutando un paquete de medidas correctoras cuando sean necesarias.

Si eliminamos todas las actividades que no añaden valor al producto final, estamos reduciendo costes, mejorando la calidad, reduciendo los plazos de fabricación y aumentando el nivel de servicio a los clientes.

Con este objetivo ya estamos introduciendo una de las fases cruciales en la implantación del JIT, que es la educación de todos los empleados en esta filosofía, cambiando el enfoque tradicional de transmitir a cada trabajador lo que debe hacer, por un énfasis en respetar a los trabajadores incluyendo sus aportaciones y teniendo en cuenta sus sugerencias. Sólo así podremos utilizar al máximo la experiencia y la pericia de cada uno de ellos.

Eliminar la complejidad: la filosofía JIT incide en la búsqueda de la simplicidad principalmente en lo que al flujo de material se refiere. ¿qué ventaja puede darse en la existencia de rutas de fabricación complejas, en varias direcciones, en las que se fabrican varios tipos de productos? Es evidente que la modificación de estas rutas, en líneas de flujo más directas, unidireccionales en la medida de lo posible, y en la que se fabriquen los mismos grupos de productos, reorganizando los procesos de modo que cada grupo de productos se fabrique en una misma línea de flujo, presenta numerosísimas ventajas: gestión más fácil y eficiente, mejora de la calidad, mejor organización, etc.

Control: la filosofía JIT utiliza un sistema de arrastre (pull), llamado Kanban (tarjeta en japonés): cuando finaliza el trabajo de la última operación, se envía una señal a la operación precedente para comunicarle que debe fabricar más artículos. Cuando este proceso queda sin trabajo, envía la señal a su predecesor y así sucesivamente hasta que la señal llega al almacén de materia prima. Es un sistema pues, que está basado en que si disminuye la demanda, el personal y la maquinaria no producen. 

Este sistema está muy vinculado con una programación del mantenimiento preventivo; mientras no se produce, se aprovecha el tiempo en tareas de limpieza, ajuste, comprobar si requieren mantenimiento, etc. El enfoque JIT, asegura que la producción no exceda de las necesidades inmediatas de fabricación, reduciendo así el producto en curso y las existencias, al mismo tiempo que se disminuyen los plazos de fabricación y el tiempo, que de otra forma sería improductivo, se invierte en eliminar las fuentes de futuros problemas mediante la programación del mantenimiento preventivo.

Establecer sistemas para identificar problemas: con el JIT cualquier sistema que identifique los problemas se considera beneficioso. Los sistemas diseñados bajo la filosofía JIT, se deben pensar de manera que accionen algún sistema de avisos cuando surja un problema. El objetivo no es solo reducir la cantidad de productos en curso y los plazos de fabricación, sino también identificar los problemas lo antes posible para obligar a la dirección a tomar las medidas correctoras necesarias. Ello implica un serio compromiso por parte de los directivos, dado que para la correcta identificación del problema, un directivo deberá estar dispuesto a pagar el precio en forma de pequeños contratiempos.

¿Cómo se implanta una filosofía JIT?

Hoy en día contamos con la experiencia acumulada de muchas empresas que lo han realizado satisfactoriamente. Sin embargo, estas experiencias positivas no deben confundirnos, ya que su proceso de implantación necesita de esfuerzos importantes y sostenidos que, si se realizan de forma adecuada, pronto se verán recompensados con resultados positivos.

La implantación de JIT se realiza en fases o etapas:

Educación de la dirección: es una fase crucial para el éxito de la implantación. Primeramente debe existir una comprensión profunda de los principios del JIT, de sus posibles beneficios y de los obstáculos que existirán en su implantación, por parte de personas clave en el organigrama. Se les debe proporcionar una visión global y objetiva de la filosofía, de las fases necesarias para ponerla en práctica y de los probables costes y beneficios; deben entender que poner en práctica el JIT supondrá una verdadera revolución, comportando cambios fundamentales en el funcionamiento de la empresa.

Después de esta educación preliminar, los altos directivos querrán conocer con mayor exactitud cuáles son las ventajas concretas esperadas con el JIT y cuál es su coste de consecución. Por ello será necesario realizar un análisis de coste/beneficio; ello no supondrá un problema dado que JIT suele ofrecer muchas ventajas a un coste relativamente bajo.

Superado lo anterior, es fundamental conseguir un fuerte compromiso por parte de la dirección de la empresa ya que, sin él, fallará posiblemente el proceso de implantación. Deben entender que la aplicación JIT puede suponer, por ejemplo, la parada voluntaria de una línea de producción ante cualquier anomalía, y por tanto deben estar dispuestos a admitir estos cambios y facilitarlos con su autoridad, formal y psicológica, al resto de los mandos y el personal en general. Deben dar ejemplo al resto del personal, sólo así se conseguirá que la educación del JIT sea exitosa a todos los niveles.

Finalmente será necesario crear un equipo de personas, dinámico y de calidad para preparar un programa de implantación, concretándose en una planta piloto (en el caso de grandes compañías), o toda la empresa (en el caso de pequeñas compañías).

Educación para el JIT: en esta fase se extiende la educación del JIT a todo el personal de la empresa haciéndole consciente de los cambios que ello supondrá. El JIT necesitará un mayor uso de su experiencia e inteligencia como parte fundamental para conseguir el éxito, por ello se hace imperativa la correcta asimilación de los principios del JIT; deberán cambiar las actitudes y percepciones de todo el personal respecto a sus propias responsabilidades. Los objetivos que un buen programa de educación debe perseguir son:

• Generar entusiasmo en todos los trabajadores: deben entender que las personas más importantes en la implantación no son los altos cargos, sino ellos.
• Proporcionar una comprensión de la filosofía.
• Que los empleados empiecen a aplicar el JIT en su propio puesto de trabajo.
• Educación continua: JIT es una filosofía de mejora continua y por tanto el proceso de educación no debe acabar una vez implantado el sistema.

Mejorar los procesos: en esta tercera fase se van
a emprender los cambios físicos del proceso de fabricación, mejorando los flujos de trabajo. De no llevarse a cabo, será difícil conseguir resultados con el JIT. Estos cambios podemos resumirlos en los siguiente:

• Aplicación de sistema SMED para la reducción de los tiempos de preparación y facilitar la disminución del tiempo total de fabricación y tamaño de los lotes de procesamiento. Para el total convencimiento de que mediante los cambios de útiles SMED, se puede reducir de dos horas a seis minutos, con la aplicación de sencillas medidas, una imagen vale más que mil palabras. Sería muy beneficioso una visita a alguna fábrica que haya implantado con éxito el sistema SMED, pues la comprensión será instantánea y sus ideas cambiarán revolucionariamente.

• Cambiar la distribución en planta, persiguiendo unas líneas de flujo que, conectadas entre sí, permitan la igualación, sincronización y operaciones de flujo pieza a pieza.
• Poner en marcha un plan de mantenimiento productivo que haga innecesario mantener inventarios de seguridad.
• Conseguir un manejo multiproceso por parte de los empleados, para lo cual es necesario dotar a los mismos de una formación que los haga polivalentes.
• Conseguir un mix de productos con un programa nivelado, en conexión con los aspectos anteriores.

Mejorar el control: el modo en que se controle el sistema de fabricación determina los resultados globales de la aplicación del JIT. Antes hemos mencionado el sistema Kanban, pues bien: este sistema es la base del control de producción del JIT. Este sistema a través de la disminución de inventarios en la planta, saca los problemas a la luz y obliga a su resolución. Además, como parte fundamental en la mejor del control, habrá que ejecutar programas de calidad que permitan una inspección del 100% en la fuente, para lo cual habrá que instalar mecanismos que detecten por sí mismos cualquier producto defectuoso o anomalía de funcionamiento.

En este sentido sería beneficioso utilizar un sistema de stock amortiguador hasta que los propios sistemas de control del JIT den resultados óptimos. Este sistema consiste en congelar los inventarios de seguridad actuales, utilizándolos para absorber el impacto de los fallos en máquinas, defectos o cualquier anomalía de funcionamiento. De este modo se evitaría una transición traumática hacia el cero stocks, transmitiendo tranquilidad y seguridad a supervisores y trabajadores. Este stock irá decreciendo a medida que se vayan alcanzando mayores niveles de control gracias a la aplicación del JIT.

Relaciones con proveedores/clientes: esta es la quinta y última fase en la implantación del JIT, y es fundamental para cualquier empresa que quiera obtener el máximo beneficio de la misma. Al igual que deben realizarse importantes transformaciones internas en el proceso productivo y en el comportamiento de los trabajadores, también se necesitan cambios sustanciales en la relación con los proveedores y los clientes para conseguir la máxima eficiencia de las operaciones. Las características esenciales que hay que tener en cuenta al incluir a los proveedores/clientes en una aplicación JIT, son las siguientes:

Vínculos con proveedores: los principales requisitos que deben cumplir los vínculos con los proveedores JIT son:

• Alto nivel de calidad.
• Reducción de las cantidades de los pedidos.
• Tiempos de ciclo más cortos y más fiables.

Con el JIT el coste total asociado a una orden de compra no se considera fijo, sino que cada una de las partes en que se puede dividir dicho coste, se puede considerar uno por uno, como parte de la campaña para eliminar despilfarros.

Si queremos que todos nuestros proveedores tengan una muy buena puntualidad en la entrega, debemos realizar con ellos contratos a largo plazo. La cooperación así establecida deberá incluir un cambio cauteloso y progresivo hacia contratos a largo plazo con un solo proveedor y suministros locales.

Número de proveedores: el enfoque JIT resalta la necesidad de buscar una sola fuente de suministro. De hecho, subraya la necesidad de tener un solo proveedor que suministre piezas de una familia, aumentando así el volumen por proveedor y reduciendo el número de proveedores. No tendremos problemas de dependencia con los proveedores siempre que el trabajo de base se haya hecho bien:

• Manteniendo una buena relación con proveedores.
• Proporcionando asistencia técnica cuando sea necesaria.
• Comprobando que los proveedores sean financieramente sólidos y estén bien dirigidos.

Contratos a largo plazo: con esta filosofía se fomenta los contratos a largo plazo con unos pocos proveedores muy bien seleccionados por las siguientes razones:

• Mayor fiabilidad de las entregas.
• Mayores oportunidades de inversión.
• Productos de mejor calidad.
• Menor coste.

Para poder firmar estos contratos a largo plazo, es necesario implantar esta fase en paralelo con las anteriores, dado que se tarda tiempo en identificar a los proveedores adecuados y establecer una buena relación con ellos.

Proveedores locales: las ventajas que presenta trabajar con proveedores locales son:

• Pueden eliminar despilfarros.
• Pueden disminuir el riesgo de entrega de grandes cantidades de productos defectuosos.
• Disminuye el riesgo y la incertidumbre asociados a los tiempos de ciclo largos, con lo que el sistema es flexible a un coste más bajo.

Vínculos con los clientes: es importante incluir a los clientes en una aplicación del JIT, ya que su participación puede mitigar los problemas de planificación. Lo más importante en la creación de estos vínculos con el cliente, es la educación; el cliente debe entender que si pasa un programa en firme con varias semanas de antelación y no lo altera, podrá tener la seguridad relativa de que se cumplirá dicho programa.

El objetivo global de la creación de vínculos con los clientes es mejorar la respuesta del sistema JIT a los cambios en las exigencias en el mercado.

El JIT puede ser una política de bajo coste/alta rentabilidad. Una aplicación satisfactoria puede conseguir buenos beneficios para una empresa, con un coste relativamente bajo. Sin embargo, sólo se conseguirá una aplicación satisfactoria si se comprenden plenamente los principios de la filosofía JIT que se han descrito con anterioridad.